Responsable de protection sociale et épargne salariale chez Arkema, Laurence Coin nous parle de la gestion des plans d’actions de performance dans une suite RH.
1 500 bénéficiaires chaque année, répartis dans une quarantaine de pays dans le monde, 100 sociétés impliquées, des attributaires réguliers, pour qui ces « Long Term Incentives » sont des éléments de rémunérations, mais aussi lors de chaque campagne, 30% de nouveaux bénéficiaires… Ces quelques chiffres illustrent la volumétrie du dispositif.
Les actions de performance chez Arkema ? un outil de rémunération, fonction de la performance économique et financière du Groupe, occupant une part significative de la rémunération globale des dirigeants, et de fidélisation des talents, puisque l’attribution définitive des actions n’intervient que si le bénéficiaire est toujours présent dans le Groupe.
Les premiers plans d’actions de performance mis en place par Arkema ont été gérés de façon manuelle, au moyen d’échanges de fichiers excel : échanges de fichiers entre les hiérarchies en charge de faire des propositions, et le management devant les valider, échanges de fichiers également entre l’équipe C&B Corporate , les équipes RH locales devant s’assurer du respect des obligations sociales et fiscales applicables, sans oublier le gestionnaire des titres !
Au fil des ans, des évolutions de périmètre d’Arkema, des mobilités des salariés, et de l’accroissement important des obligations règlementaires applicables à tous : employeurs, bénéficiaires et établissements bancaires, cette gestion manuelle s’est révélée lourde, comportant des risques d’erreurs. Je ne citerai que la difficulté de suivre le parcours d’un expatrié, qui peut connaître plusieurs pays d’affectation au cours de la période d’acquisition des droits, lorsqu’aucun système d’informations global ne permet de capter l’information. Or, celle-ci est critique lorsqu’on connaît la fiscalité applicable au revenu que représente l’attribution gratuite d’actions, taxable, pour rester simple, dans les différents pays de résidence fiscale au prorata de la durée de présence dans chaque pays.
C’est pourquoi, lorsque Arkema a fait le choix de l’outil Success Factors comme Système d’Informations RH au niveau mondial, permettant de disposer d’une base regroupant les données relatives aux salariés qui sont majeures pour le suivi et la bonne gestion de ces plans, le module Rémunérations a rapidement été choisi pour gérer les campagnes d’attribution.
Seulement 31% des entreprises sont équipées d’un progiciel pour gérer le Compensation & Benefits, d’après le Livre Blanc SIRH 2017 (Danaé Conseil). La société Arkema que Laurence Coin représente, fait également partie du quart des entreprises utilisant la fonctionnalité Gestion des actions / stock options via un progiciel.
L’intégration dans l’outil s’est faite en quelques semaines, au printemps 2018, en vue du Plan décidé au mois de novembre. Un démarrage probablement facilité du fait d’un processus centralisé, maîtrisé par l’équipe C&B Corporate, contrairement aux processus de revue des rémunérations fixes et variables annuelles qui sont plus décentralisés, dont les pratiques et calendriers sont parfois moins harmonisées.
Le retour d’expérience des quelques 150 utilisateurs, hiérarchies en charge de faire des propositions d’attribution, ou de les valider a été très positif : la mise à disposition d’historiques d’attribution, des mesures de performance et de potentiel ont été jugées très utiles. L’ergonomie de l’outil, les possibilités de reporting ont été appréciées des managers.
Du point de vue de l’équipe C&B Corporate, des avantages évidents résident dans la fiabilité des données : identification du bénéficiaire, de son pays de résidence, entité d’affectation, suivi de sa présence dans une entité du Groupe tout au long de la période d’acquisition des droits. Un fastidieux travail de vérification de ces éléments, de rapprochement avec les matricules des salariés, ou l’identifiant retenu par le gestionnaire des actions a été supprimé en adoptant comme identifiant unique le référentiel de l’outil.
Gain de temps pour l’équipe C&B Corporate ? Pas si sûr….La préparation de la campagne, et surtout l’identification de « l’Equity Planner », est une étape indispensable, afin que chacun se voit attribuer sa population-cible. Cette identification se base sur des critères existants dans l’outil tels que le pays, la structure organisationnelle, le manager etc… Toutefois, les organisations matricielles des groupes, la particularité de cet outil de rémunération dont l’attribution est décidée et validée à un niveau élevé dans l’organisation obligent à un travail d’analyse et de construction d’une structure d’equity planners spécifique.
Les prochaines étapes ? Utiliser la richesse des informations de l’outil : les données de type « talent » évaluant le potentiel des collaborateurs, les données de rémunérations fixes et variables afin d’analyser plus en détail la rémunération globale par niveau de poste, métier, et affiner les recommandations d’attribution d’actions de performance.
En conclusion, le choix de cette suite RH, motivé à l’origine par des considérations « administratives » : fiabilité des données, respect des obligations dans chaque pays s’avère également précieux en matière de politique de rémunération, pour la rendre encore plus pertinente et adaptée aux enjeux d’Arkema.
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