10 entreprises et administrations ont participé à notre atelier sur les outils de boarding.
Le 28 mars, s’est tenue la réunion de clôture de l’atelier du Cercle SIRH sur les différents outils de boarding : preboarding, onboarding, offboarding, crossboarding et reboarding. 10 entreprises ont participé : APHP, Sonepar, RTM, Air France, Somfy, Covea, Euronext, Pernod-Ricard, Spie, KNDS France.
Des échanges riches et transparents menés par Laurence Sgoluppi.
Un grand merci aux intervenants pour la qualité de leurs interventions !
Voici les 8 points clés à retenir.
1- L’avance du preboarding et du onboarding
La très grande majorité des entreprises de l’atelier ont mis en place des solutions de preboarding et d’onboarding. Pour certaines, depuis près de 10 ans. Par contre, les process de crossboarding, offboarding et rebording sont encore très peu digitalisés. Plusieurs entreprises prévoient de s’attaquer à ces chantiers dans les 24 prochains mois.
2- Deux philosophies : SIRH unique ou outils de niche
Deux tendances se dégagent. D’une part, les entreprises qui gèrent leurs process de boarding avec leur SIRH global comme Workday, SAP SF, Oracle HCM…. D’autre part, celles qui utilisent des outils dédiés comme RedCarpet, Hey Team, Benify ou même M365. Classiquement, le SIRH unifié offre la cohérence de données, l’outil de niche une flexibilité plus grande. Le ROI peut aussi faire pencher vers des outils spécifiques.
3- La flexibilité pour l’international
Plusieurs entreprises ont mis en place des solutions de preboarding et de onboarding pour toutes leurs filiales à travers le monde. La clé est d’avoir des check-lists de fonctionnalités activables à la carte suivant les besoins et les habitudes de chaque pays. Le fait d’avoir un Mentor ou pas par exemple peut varier d’un pays à l’autre.
4- Un objectif commun
Les entreprises digitalisent leurs process de boarding pour plusieurs raisons. Décharger les RH des tâches de saisie reste la principale. Les autres raisons sont : gagner en efficacité pour l’accueil, améliorer la qualité de l’expérience offerte, faciliter la vie des managers…
5- La difficulté de faire une passerelle (et à quel moment ?) du boarding, entre l’identité numérique du candidat et l’identité numérique du salarié.
Par exemple, si on veut donner accès aux e-learning au pré boarding, c’est impossible dans certaines sociétés puisque seuls les salariés peuvent avoir accès à la plateforme LMS, et au preboarding, dans la plupart des sociétés, seule existe l’identité numérique du candidat.
Autre exemple, pour commander le matériel (PC téléphone…) du futur salarié, il faut avoir basculé en identité numérique du salarié, environ 8 à 10 jours avant le début officiel du boarding qui en général commence au 1er jour du salarié dans l’entreprise, ce qui signifie qu’il faut avoir basculé en mode identité numérique du salarié, alors que la phase de pré boarding est toujours en cours, avec l’identité numérique du candidat
6- La difficulté du No Show
Certains candidats embauchés ne se présentent pas le jour J. Ces « no show » sont un défi à gérer pour les responsables SIRH. Les process de preboarding ont préparé leur matricule, leurs feuilles de paie sont souvent lancées…Il faut veiller à avoir une option pour supprimer leurs embauches rapidement.
7- Attention aux populations non connectées
Ces process sont particulièrement bien adaptés pour les populations connectés en permanence, depuis leur smartphone ou leur ordinateur. Il faut veiller aussi à intégrer à ces process de boarding les populations non connectées qui peuvent ne pas avoir d’identité numérique. Des ordinateurs en salle de pause en libre-service sont une option.
8- L’enjeu qualitatif
Les outils permettent d’homogénéiser les process. Mais l’aspect qualitatif doit être présent à toutes les étapes avec des questionnaires par exemple sur le déroulement des preboarding ou des onboarding. Pour le offboarding, des solutions comme Qualtrics sont utilisées.
Toutes les informations de synthèse de cet atelier sont dans l’espace membres du Cercle SIRH
0671577990